Die Top-Funktionen von asVerein im Überblick
Übersichtliche Mitgliederverwaltung für Vereine direkt im WordPress-Backend. Du siehst auf einen Blick Status, Beiträge, Rollen und Zahlungsstände. Ich mag Filter nach Sparte/ Jahrgang/ Aktiv/ Passiv – Auswertungen gehen in Sekunden. Man kann Mitglieder haben in Kategorie Familie, Jugend, Ehrenamt. Darüber hinaus können Sie individuelle Informationen wie Staffelbeitrag, SEPA-IBAN, Lizenzen und T-Shirt-Größe angeben, die verpflichtend oder optional sind.
Hürden senken einfache Online-Anmeldung und Login. Neue Mitglieder füllen einfach ein kurzes Formular aus, erhalten Bestätigung, können auf ihr Profil, Termine und Dokumente zugreifen. Import- und Export-Funktionen helfen beim Anfangen: CSV von Altlisten rein, Dublettencheck, Felder zuordnen. Export für Steuer, Verbände, Newsletter-Tools mit UTF-8 sauber.
Direkte Kommunikation ist zeitsparend. Entweder als Sammelmail an alle oder gezielt an Mannschaften mit Platzhaltern und Anhängen. Datenablage in der Cloud macht Daten weltweit abrufbar, mit Rollenrechten und DSGVO-Optionen (Einwilligungen, Löschfristen)
Zentrale Mitgliederverwaltung – Alles an einem Ort
asVerein hat alle Mitgliederdaten zentral, übersichtlich und schnell auffindbar. Namen, Rollen, Beitritt, Geburtstage, Kontakt, Einwilligungen – alles verknüpft. Für einen 120 Personen großen Chor sehe ich in Sekunden, wer aktiv ist, wer pausiert, wer Nachwuchsbereich hat. Das funktioniert, weil mehrere Admins gleichzeitig zugreifen können – ohne Datenchaos. Ich hab mit Kassenwart und Sportwart parallel gearbeitet: ich prüfe Status, er bucht Beiträge, sie lädt Dokumente hoch. Kein Doppelpflege und keine Version X_final.
Die Listenansicht ist aufgeräumt. Sie können nach Eintrittsdatum, Altersgruppe, Sparte sortiert werden. Nach Beitragsart, Zahlungsstand, Ort filtern. Für Camps markiere ich Minderjährige mit Einverständnisformularen und exportiere eine CSV. Zahlungen, Mitgliedsstatus und Dokumente laufen direkt im System. SEPA-Export, Mahnstufen, Spendenquittungen, Kündigungsdatum mit Grund, Ausweis-PDF, Trainingsnachweise. Beispiel: offener Beitrag wird gemahnt, geht auf Status “in Verzug”, die Mahnung (“Mahnung_1”) hängt an.
Flexible Mitgliedertypen und individuelle Felder
asVerein trennt mir Mitgliedschaftsarten sauber. Förder, Familie, Junior, Aktiv. Jede Art hat eigene Beiträge, Beginn, Rabatt und Laufzeit. Kursgruppen pro Quartal, Stammmitglied pro Jahr, Monatsmodell für Probemitgliedschaft. Je Typ bleiben Kündigungsfristen und Mahnläufe klar. Das spart Rückfragen und hält Budgets planbar.
Falls es Vereinsbesonderheiten gibt lege ich eigene Felder an. Trikotgröße, Passnummer, Abteilung, Spielerposition, Handicap, Einverständnisse (Foto, Medizin). Felder können Pflichtfeld, optional oder nur intern sein. Genau das hilft, wenn klare Daten gefordert werden, wie in Turniermeldungen oder Förderanträgen.
Ich mache die Eingaben flexibel. Da gibt es Textfelder für Freitextnotizen und Auswahlboxen für feste Werte (S, M, L oder Sektion A, B, C, usw.). Die Mehrfachauswahl deckt Mehrsparten-Mitglieder ab. Sie sind später änderbar, ohne daß Daten verloren gehen. Wachsen mit dem Setup & dem Verein.
Für Vereine mit Sektionen geht es gut: Fußball, Tischtennis, Chor in einem System mit eigenen Regeln. Beitragstabellen bleiben trennscharf, Auswertungen lassen sich pro Gruppe schnell exportieren.
Ich denke, AS-Verein ist perfekt für die kleinen und mittleren Vereine. Die Benutzeroberfläche ist einfach zu bedienen und die wichtigsten Funktionen stehen im Mittelpunkt.
Mitglieder-Login und Self-Service für mehr Eigenverantwortung
Am besten schafft man Klarheit mit einem passwortgeschützten Mitgliederbereich direkt auf der Vereinswebseite. Mitglieder melden sich selbst an, sehen ihr Profil und können Adresse, E-Mail, IBAN oder Notfallkontakte ändern. Kein Excel-Runden, kein E-Mail-Ping-Pongs. Ich sehe den Effekt in Zahlen – weniger Rückfragen, weniger Tippfehler, mehr aktuelle Datensätze. Wenig praktisch bei Saisonwechsel, neuen Trainingszeiten, Rechnungsversand etc.
Login ist gleich Eigenverantwortung. Wer selber umzieht, passt gleich die Daten an. Beiträge laufen, Mahnungen sinken. Für den Vorstand bedeutet es spürbar weniger Verwaltungsaufwand. Was man sieht, steuern Rollen. Es gibt ja keine Protokolle, wer welche Änderung gemacht hat. Datenschutz ist auch besser, weil alles im System bleibt und nicht in Mails verstreut.
Beispiele aus dem Alltag: SEPA-Update kurz vor dem Einzug, Krankenkassenbescheinigung hochladen, Familienrabatt überprüfen, Kündigungsfrist digital bestätigen. Die Arbeitslast wandert dorthin, wo sie hingehört, nah an die Mitglieder.
Einfache Online-Anmeldung für neue Gesichter
Neue Mitglieder kommen bei asVerein über ein schlankes Online-Formular. Ein übersichtliches Feld, wo Pflichtangaben sauber markiert sind, Upload für Foto und Dokumente in gängigen Formaten. Die mehrsprachige Oberfläche, metrische Standardeingaben helfen internationalen Teams. In der Praxis melden sich Statistinnen, Fahrerinnen oder Dolmetscher in Minuten, auch mobil am Set oder im Hotel-WLAN.
Die automatische Zuordnung spart Handarbeit. Per Regeln mappen wir Rollen, Teams oder Tarifgruppen z.B. nach Standort oder Qualifikation oder Gewerke-Tag. So gelangt ein Stunt-Profil gleich auf die richtige Liste. Die Benachrichtigung kommt sofort per E-Mail oder Slack-Webhook. Ich hab neue Einträge live, kann Slot-Planung und Tagesdispo sofort nachziehen.
Und zum Teil greift bei Bedarf ein Freigabeprozess. Zweistufig für sensible Rollen, mit Ident-Check, Zertifikats-Upload oder DSGVO-Consent-Log.
Müheloser Daten-Import und -Export
Der CSV-Import zählt für den Start. asVerein liest „saubere“ CSVs aus alten Tools schnell ein, mit Feldzuordnung, Vorschau, klaren Fehlhinweisen usw. Kunden, Projekte, Artikel rüberziehen, Dubletten suchen, Spalten auf eigene Felder mappen. Bei uns hat das bei einem Wechsel aus Excel Listen mit 10.000 Zeilen in Minuten sauber geladen.
Und weiter gehts mit Exports für Berichte, Listen oder Buchhaltung. Sie ziehen sich Status-Reports als CSV oder XLSX, Monatsumsätze als DATEV-konforme Dateien, oder gefilterte Kontaktlisten für das CRM. Such dir Zeiträume, Felder und Sortierung wie du willst. Der Export passte für uns direkt für die Buchhaltung in den Standard-Workflow, ohne Nacharbeit.
Eigene Datenstrukturen werden erhalten. Tags, Custom-Felder und verschachtelte Objekte lassen sich beim Import abbilden und beim Export wieder ausgeben. Das spart Zeit und senkt Fehler. Wenig Copy-Paste, wenig Zahlendreher, dafür Nachvollziehbarkeit in jedem Schritt.
Direkte Kommunikation mit deinen Mitgliedern
asVerein bündelt alle Nachrichten im Backend. Ich schreibe einzelne Menschen an, Gruppen, alle an. Antworten werden sauber dem Profil zugeordnet. Kein Copy-Paste, kein Kanal-Chaos mehr. Nehmen wir als Beispiel den Platzwart. Der bekommt per Direktnachricht die Checkliste, die Jugendgruppe parallel den Trainingsplan. So bleibt der Kontext klar.
Dazwischen greifen automatische Erinnerungen. Bei Beiträgen gehen Fälligkeiten raus mit zweiter Erinnerung vor der Mahnstufe. Für Events gibt es Zusagen-Reminder 48 Stunden vorher, plus Update bei Zeit- oder Ortswechsel. Die Mitglieder sehen nur Relevantes, der Vorstand spart Rückfragen.
Der Informationsfluss ist schnell. Kurzinformation via Vorstand, Push via Mail, auf Wunsch Alert via App, Protokoll als Link, Rückmeldungen in Threads. Kein springen in andere Tools, keine Medienbrüche. Anhänge, Serienmails, Rollenrechte – alles dabei.
Für wen ist asVerein die perfekte Lösung?
Geeignet für kleine bis mittlere Vereine in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Es strukturiert Mitgliederdaten sauber, schafft klare Abläufe und hält die Kosten planbar. In Sportvereinen hilft es bei Teams, Beiträgen und Saisonwechsel. Es ordnet Proben, Konzerte und Notenpools in Musikvereinen. Das spendet sich einfacher, das quittiert sich einfacher, das berichtet sich einfacher in Fördervereinen. Beispiele aus meinem Alltag: Jugendfußballclub mit 200 Mitgliedern, Blasorchester mit Projektplänen, Schul-Förderverein mit Quartalsmailings.
Noch stärker wenn ihr einen eigenen WordPress-Seite habt. Inhalte bleiben wo sie sind, Formulare greifen direkt in die Mitgliedsverwaltung und Updates laufen ohne Frickelei. Dann bleibt die Seite schnell und noch eine Weile wartbar.
Ehrenamtliche Vorstände und Einzelkämpfer sparen viel Zeit. Wiederkehrende Tasks laufen schlank, Abnahmen sind dokumentiert, niemand sucht mehr Excel-Versionen. Für Teams, die wenig Kapazität haben, bringt das Ruhe in den Alltag.
So integrierst du asVerein nahtlos in deine Webseite
Im WordPress-Backend: Plugins, Neu hinzufügen, nach “asVerein” suchen, installieren, aktivieren. Schnell, stabil bei Updates und spart Zeit. Danach nimmt euch die Schritt-für-Schritt-Anleitung an die Hand. Feld klar, Hinweis kurz, Default sinnvoll. Zum Beispiel Vereinsmitglieder, Termine, Beiträge – alles wird so peu a peu abgefragt, kein Rätselraten. Beim Design passt ihr Farben, Schriften und Abstände eurer Vereinsseite an. Logo rein, Button-Farben in Vereinsfarben, Listenansicht oder Kartenansicht für Termine. So fügt es sich sauber in die bestehenden Seiten ein, kein Bruch im Look. Es braucht keinen Code. Einfach Blöcke im Editor ziehen, Inhalte wählen, speichern. Für komplexere Seiten helfen Shortcodes mit Parametern wie Anzahl der Events oder Filter nach Team.
Dein Kaufratgeber für asVerein
Wenn du ohne Druck prüfen willst, ob asVerein zu eurem Ablauf passt, dann teste vier Wochen gratis. In Tests lege ich reale Szenarien an: Mitglieder importieren, Rollen vergeben, Beiträge verbuchen. Dann sehe ich früh, wo es hakt. Kauft direkt beim Anbieter oder auf der offiziellen Seite – dann stimmt Version, AGB und Update-Zyklus. Bei Cloud-Lösungen achte ich auf die Einhaltung von gültiger DSGVO, Serverstandort in der EU und Auftragsverarbeitungsvertrag zum Download. Updates und Support sind meist drin, aber Rückgaberecht lesen, Fristen notieren! Hat euer Verein schon seine eigenen Seiten mit WordPress? Gut, dann schauen wir mal, ob das Plugin sauber läuft. Sonst kommen noch Hosting, SSL und Wartung als Kosten dazu. Bei irgendwelchen Fragen, wende ich mich gleich an den Support. Kurze Wege, klare Antworten, oft auch mal ne kurze Schulung per Call.
Fazit
asVerein macht die Vereinsarbeit schlank und klar. Sie speichern Daten in einem System. Rollen sauber geregelt. Der Login klappt fix. Die Leute melden sich online an, ohne Mail-Pingpong. Export klappt, Import, auch. Mails gehen halt zielgenau raus. Das spart Zeit. Das reduziert Fehler. Das hält den Laden ruhig.
Passt für kleine Clubs. Für große Verbände bleibt sie stabil. Felder? Workflows? Typen? Kann man schnell umschrauben. Das wirkt auf der Website dann sauber (auch mit Einbettung). Die Preise sind fair und der Support reagiert schnell. Ein Beispiel aus dem Alltag – Mitgliederwechsel nach der Saison. Typ ändern, Beitrag anpassen, Bestätigung raus – zwei Klicks. Das war´s.
Häufig gestellte Fragen
Wie hilft asVerein bei der Mitgliederverwaltung?
asVerein speichert alle Mitgliederdaten in einer zentralen Datenbank. Auf einen Blick siehst Du Profile, Status, Beiträge, Termine. Filter helfen bei der Suche. Weil mehrere Admins parallel arbeiten. Das spart Zeit und vermeidet doppelte Datenpflege.
Kann ich verschiedene Mitgliedertypen mit Beiträgen anlegen?
Erstelle flexible Mitgliedstypen mit eigenen Gebühren und Laufzeiten. Dann fügt man noch Custom Fields hinzu wie Trikotgröße oder Lizenznummer. So passt sich asVerein Ihrem Verein an.
Dürfen Mitglieder ihre Daten selbst aktualisieren?
Mitglieder pflegen ihre Daten selbst über den Mitglieder-Login. Das reduziert Rückfragen und hält Stammdaten aktuell. Bestimmt welche Felder sind sichtbar oder editierbar.
Gibt es eine Online-Anmeldung für neue Mitglieder?
Na klar. Bau dir eigene Anmeldeformulare. Konto sofort oder Antrag mit Freigabe. Das senkt Hürden für neue Mitglieder und automatisiert den Prozess.
Wie funktioniert Import und Export von Daten?
Du kannst CSV-Dateien mit vordefinierten oder eigenen Strukturen importieren. Auch beim Export ist man flexibel. Damit wechselst du fix von anderen Systemen oder teilst Daten mit Kasse und Vorstand.
Ist die Lösung DSGVO-freundlich und wo liegen Daten?
Sie haben Ihre Mitgliederdaten in der Cloud. Online hast du volle Kontrolle und Rollenrechte. Passwort schützen, Zugriffsmanagement nutzen und Mitglieder informieren. Prüfe deine Datenschutzanforderungen und schließe einen AV-Vertrag.
Lässt sich asVerein in meine WordPress-Webseite integrieren?
asVerein ist ein Plugin für WordPress. Login, Registrierung und Mitgliederbereich fügst du mit Shortcode oder Block ein. Farbe und Design passt du an dein Theme an. Damit bleibt alles schön bei dir.